Исходящие документы, разработка форм и выбор средств вывода

Одним из основных вопросов, которые возникают при создании КИС, является выбор форм вывода результата-информации.

Формы вывода результативной информации в КИС (компьютерная информационная система) определяются  эксплуатационными возможностями применяемых технических средств, общей технологией обработки данных, назначением и методами их использования.В зависимости от того, как будут использоваться результаты обраюотки, все формы вывода делятся на две группы:

- форм вывода, предназначенные для визуального использования;

- формы вивод; предназначенные для машинного использования

К первой группе относятся бумажные документы (машинограмы, диаграммы, графики), табло, телеэкран. Ко  второй - все машинные носители.

Чаще всего для визуального пользования как формы вывода применяются машинограммы и видеограммы. Проектирование этих форм вывода имеет много общего с проектированием первичных документов (особенно относительно определения состава и порядка размещения реквизитов) и вместе с тем характеризуется некоторыми специфическими требованиями, которые определяются самой организацией машинной обработки данных и эксплуатационными возможностями используемых технических средств.

Работы по проектированию визуальных форм вывода выполняются в такой последовательности:

F определяется перечень результативных данных;

F результативные показатели распределяются по  машинограммам и видеограмиам, составляется список исходных форм;

F каждой форме присваивается название и номер (код);

F устанавливается периодичность составления и срок получения каждой исходной формы;

F определяется место использования машинограмм и необходимое количество экземпляров;

F разрабатывается эскиз исходной формы;

F определяется состав информационных массивов, необходимых для получения каждой формы;

F устанавливается последовательность составления исходных форм и общий технологический процесс;

F подготавливаются контрольные примеры исходных форм, которые далее обсуждаются и уточняются;

F утверждаются уточненные формы вывода.

Особенно важной является разработка эскиза визуальной формы вывода. Для каждой такой формы прежде всего определяется содержание трех ее зон: заголовка (в машинограмме вместо заголовка может быть титульная страница, на которой выводится единовременно или частично повторяется на каждом листе и содержится название документа, дата его составления, код формы, название столбцов и их нумерацию, которая выводит на каждом листы; основной предметной (информационной) части, представляющей тело исходной формы. К последней зоне относят строки двух видов: дополнительные и итоговые.

Дополнительные строки содержат данные, которые есть в записях входных массивов, их размещают по строке так же, как реквизиты в первичных документах (например, сначала справочный и справочно-группирующие признаки, потом реквизиты основы - входные и результативные).

Итоговые строки содержат количественные и суммарные итоги по определенным группирующим признакам, результаты выполненных расчетов. Их размещение зависит от количества контролируемых признаков, предусмотренных условий вывода промежуточных результатов (например, относительно каждого листа) и других факторов, которые определяются пользователем. В итоговые строки часто дополнительно вносят текстовый комментарий (например, «Вместе по...», «Всего» и т.п.).

При определении содержания и формы каждого исходящего документа учитывается его целевое назначение, сфера и особенности использования, периодичность получения и т.п.. Очень важно установить взаимосвязи разных результативных показателей, выяснив, можно ли объединить их в одну форму или параллельно составлять две или несколько однородных форм. При этом следует учитывать не только технические возможности средств вывода информации, а и особенности предусмотренных программных средств подготовки и вывода данных.

В условиях обработки маркетинговой информации на ЭВМ все исходящие документы формируются сначала на машинных носителях, а потом отображаются в форме машинно- или видеограмм. В исходящих документах результативная информация отображается в двух режимах: регламентному и запросном. При регламентном режиме машинограммы выдаются по плану согласно ранее установленным срокам. Запросный режим обеспечивает выдачу результативной информации в любое время, когда возникает в ней потребность.