Быстрый переход к готовым работам
|
Управління поштою {повідомленнями) в СППР
Традиційно
фахівці вважали поштову систему, навіть електронну
пошту, додатковою функцією СППР. Тобто розробники систем нідіримки прийняття
рішень розуміли, то особа, яка приймає рішення, ймовірно має системи доставки
електронної пошти, але такі системи
ігноруються при проектуванні і розробці СППР, Для використання елекгронної пошти ОПР спочатку повинні були б припинити роботу з СППР Еіавіїь коли
з'явилася технологія «роботи з
вікнами» прикладних прої рам, яку дозволила
користувачеві леїко переміщуватися н
прикладну програму електронної пошти, СППР і
електронна пошта Існували як все Іде незалежні
такі програми. ОПР но міг легко пересилати док> менти, графіку чи текст прямо з СППР або отримувати
такі, щоб використовувати всередині
СППР. У
сьогоднішньому електронному середовищі безшовна Інтеграція СППР з системою електронної пошти означає серйозні
обмеження на інформацію та аналізи,
доступні ОПРГ Зростаюче число менеджерів вважають електронну пошту продуктивно розширювальним Інструментом. Інтерфейс з системою
електроніюї пошти дозволяє ОІІР
більший доступ до груп обговорення, баз даних Інтсрнет, Інших електронних даних та інструментальних
засобів для прийняття рішень. ЦІ ресурси можу] ь розширюваги діапазон доступної
інформації і можуть, в деяких випадках, забезпечити доступ до більш нових даних. Використання електронної пошти може допомагати ОПР зв^чзуватися з колегами, щоб
обговорши інформацію та дослідження,
а також встановити загальноприйнят-ну
перспективу рішень. І [е може, у свою чергу, покращити зв'язок ОПР з підлеглими і сформувати підтримку для
вибору, що с важливими: кроками в
процесі прийняття рішень. Розглянемо
мояоїиіюсіі, якими доступ до електронної пошти може забезпечити ОПР, По-перше, елекіронна пошта може
дозволити ОПР легко надсилати і
отримувати інформацію ьід колег. Така гнучкість особливо важлива,, коли ОПР повинні спілкуватися з колегами в інших країнах. Інакше, ОПР мають дуже
маленький проміжок часу кожного дпя,
щоб уиійіи в коніакт з іноземними колегами, і не можуть використати їх експертизу
оптимально. Спілкування серед ОПР
зазвичай більш складне піж прості питання
І відповіді, що можуть бути реалізовані на простому шаблоні пошти. Часто, еони повинні формувати
документи і дослідження на основі аналізу чи пов'язаник записів. Якщо
елекірон-на пошта інтегрована в СППР,
вони можуть легко включати документи, електронні таблиці, І навіть графіки, щи
збагачує зв'язок. Багато із сьогоднішніх комерційних проірам
сдскіронної пошти мають можливість включати
документи і записи в електронній
пошті. Якщо користувач часто включає окремі документи чи типи документів,
він може відповідним чином настроювати панель
інструментів для реалізації своїх задач. Використання
електронної пошти для щодспного,ав'язку; який традиційно проводиться у формі зустрічей, телефонних
дзвінків чи поштової^}
обслуговування, створює е людей
звичку використовувати цей засіб
комунікацій. З причин, які не очевидні, більшість людей мають тенденцію відповідати на електронну пошту
більш легко і швидко, ніж вико рис І ову
вати якісь інші типи зв'язку. Так сумо, люди Ь
задоволенням використовують електронну пошту для передавання повідомлень, які інакше не можуть бути
передані, особливо вищестоячнм особам
чи особам вищою рангу- Електронна пошіз
забезпечує зв'язок між особами, які зазвичай не взаємодіють між собою. Крім цього, багато людей надають своїм
повідомленням елекгронної пошти більш персональний характер ніж записам. Крім
прямого використання електронної пошти користувачі СППР можуть використовувати електронні дискусійні групи, щоб отримати інформацію чи розуміння з розширеної
групи колег. Відкриті дискусійні групи доступні в
Інтернет майже на будь-яку тему, яку тільки
можна уявити. Деякі дискусійні групи у СІЛА
включають промислові теми, такі як музична промисловість, управління готелями та ресторанами, або
навіть автоматизовані системи відкачки.
Є також дискусійні групи, цікаві для ОПР
тим, що можуть підтримувати специфічні види задач — адміністраторів мереж, інженерів чи групи
обговорення технічних стандартів.
Нарешті, є деякі загальні в галузі прийняття рішень дискусійні групи, такі як загальне управління
якістю (ТрМ), керованої охорони
здоров'я, і виконавчі групи. Ці
дискусійні групи, здебільшого, відкриті для будь-кого, хто зацікавлений темою. Користувачі переважно
надсилають свої питання через
електронну пошту. Питання, в свою чергу, надсилається всім абонентам дискусійної групи. Коли абоненти
знають відповідь, чи
посилання, вони можуть відповісти в дискусійну групу чи абоненту, що зробив запит. Користувачі,
звичайно, залежать від інших
користувачів, щоб перевіряти їх електронну пошту регулярно і бути здатними відповісти на запитання.
Багато дискусійних груп
працюють дуже добре і люди знаходять багато корисної інформації. Лише експериментування з системами
може забезпечити точну інформацію
відносно того, які дискусійні групи
будуть чи не будуть корисними. ОПР
можуть також ініціювати дискусійні групи, складені з службовців їх корпорацій, відділів чи проектних груп, або
колег з подібними інтересами та
обов'язками з інших корпорацій. Так само
дискусійні групи могли б використовуватися для пропозицій щодо процедурних чи стратегічних змін і (або) для
ідентифікації проблеми важливості певних клієнтів чи підлеглих. Користувачі в цих закритих дискусійних групах можуть
бути більш наближені до інформації
та отримувати підтримку, тому що вони саме ті, хто буде читати повідомлення; вони також не повинні хвилюватися відносно відкриття приватної інформації
чи стратегічних планів
корпорації. Крім того, закриті дискусійні групи мають спільну мету і відповіді на запитання, можуть
допомогти наблизитися до цієї
спільної мети. Деякі
пакети електронної пошти, доступні на сьогодні, фактично полегшують такі обговорення. Наприклад, поштова
система ВаУіпсі включає
інформаційне табло для групових повідомлень. При використанні такого засобу ОПР можуть формувати
групові обговорення легко і швидко відповідати на питання
чи запити, тільки-но вони
з'являються. І що більш важливо, пакети типу ВаУіпсі мають здатність відстежувати нитки повідомлень
електронної пошти. Якщо ОПР хоче
слідкувати за діалогом зі специфічної тематики, він може знайти початкове
повідомлення, відповіді на
повідомлення, і навіть відповіді на відповіді повідомлень легко, навіть якщо було багато інших поштових
повідомлень в цей час. Тому ОПР
не відволікається на інші теми та може зосередитися на розглядуваній проблемі. Ще
один спосіб використання електронної пошти здійснюється шляхом перегляду певного середовища, щоб
ідентифікувати проблеми і можливості.
Наприклад, дискусійні групи чи групи новин можуть допомогти ОПР виявити нові ідеї. Наприклад, запитання, поставлені іншими користувачами відносно
нових методів або процедур,
можуть дійти до уваги ОПР, які можуть розглянути їх як стратегічні можливості чи використати ідеї
для розв'язання існуючих проблем. Так
само ОПР з міжнаціональних корпорацій,
чи ті, хто беруть участь в багатонаціональних переговорах, можуть контролювати поточні події в специфічних
країнах, шукати зміни, які можуть
вимагати змін в політиці чи планах.
Точно так само і внутрішні дискусійні групи могли використовуватися для індикації проблем чи ідей. Дискусійні
групи не єдиний шлях, яким ОПР можуть використовувати електронні комунікації. Існує ряд інформаційних
служб, на які можна підписатися
в Інтернет, що забезпечують, наприклад, своєчасні промислові
новини і технологічно пов'язані. З них ОПР
можуть отримати ряд новин, що пов'язані із розглядуваним вибором. Цей сервіс також надає фінансову
інформацію, курси акцій та інші
матеріали, які можуть бути цікаві ОПР. Не
обов'язково підписуватися на всі послуги. Недавні зміни в протоколі Інтернет значно збільшили можливості отримання
і пошуку електронних баз даних.
Досить просто знайти інформацію про
погоду, яка може вплинути на плани тестування на віддаленому підприємстві. ОПР можуть шукати всі електронні
бази даних за окремими темами з незначними
зусиллями. Вони можуть переглядати загальні телефонні книги, офіційні повідомлення для друку та щоденні звіти з усього світу. Розглянемо,
наприклад, систему іпїо§а§е від ІВМ. Ця система забезпечує інтелектуальну фільтрацію електронної пошти,
яка поступає в систему. Після
переривання та читання повідомлення, іпіх)8а§е пробує класифікувати його, основуючись на певних правилах. Ці правила можуть відбивати важливість
відправника ін формації, самої інформації чи джерела повідомлення. Програма може виконувати такі дії: відбивати повідомлення з
оцінюванням пріоритету, зберегти
повідомлення в папці, відкидати повідомлення, переглядати повідомлення і т. ін. Подібні системи в складі СППР можуть використовуватися для фільтрації новин чи пошти, інформації дискусійних груп. Зокрема користувач повинен вибрати з списку, що краще описує його потреби. Користувач може доповнити список специфічними ключовими словами, які можуть зустрічатися в новинах. Нарешті, користувач може розмістити за пріоритетами теми списку, щоб відбити свої відносні інтереси. Потім, з регулярними інтервалами система скануватиме сервіси новин і шукатиме інформацію, яка відповідає інтересам користувача. Після цього статті будуть організовані в групи з предметними заголовками та розміщені за пріоритетами відповідно до інтересів користувача.
Багато
бібліотек починають забезпечувати електронні повно- [ текстові версії матеріалів-посилань і друкують матеріали,
які можуть бути доступні через \¥\¥^. Нарешті, деякі професійні групи почали забезпечувати інтерактивний доступ до
журналів чи резюме статей. В
кінцевому рахунку можливості нескінченні для тих, хто знає, як доступитися до системи. Методи
для адресації проекту поштової управлінської системи подібні до таких, які використовуються для управління
даними і моделями. Зокрема, якщо ОПР мають доступ до адекватної системи електронної пошти, розробники СППР не повинні
перепроектовувати систему, а скоріше, забезпечити зв'язки між цією системою електронної пошти і СППР. Якщо, однак, ОПР не
мають доступу до адекватної системи електронної пошти, було б доцільно включити цю можливість в повний проект. Адекватна
система електронної пошти це та, яка має можливості, що роблять її корисною для прийняття рішень. Такі
системи повинні мати доступ до стандартних можливостей електронної пошти, типу здатності індексувати повідомлення
та відображати ці індекси,
здатність реєструвати повідомлення, видаляти повідомлення, направляти повідомлення іншим зацікавленим
особам, відповідати на повідомлення.
Крім того, вони повинні мати легко і
автоматично доступну записну книжку осіб та їх електронних адрес. Щоб
бути корисною в середовищі СППР, система електронної пошти потребує додаткових можливостей, які полегшують чи хоча б не перешкоджають використовувати системи
електронної пошти для підтримки
рішень. Одна з таких можливостей — автоматичне повідомлення системи користувачеві про доступність електронної пошти, незалежно від того, чи
виконується якийсь інший додаток.
Якщо автоматичне повідомлення не забезпечується, то користувач вимушений зупинити те, що він робить
для того, щоб перевірити електронну
пошту. За цих умов ОПР ймовірно не
будуть використовувати електронну пошту, або, по крайній мірі, не будуть
використовувати її ефективно. Звичайно, ОПР повинні бути здатні відключити функцію автоматичного
повідомлення, коли вони не
хочуть відриватися від поточних задач. З цією
можливістю пов'язана необхідність забезпечити систему фільтрації повідомлень, оскільки автоматичне
повідомлення без механізму фільтрації
може зробити систему електронної пошти більше дратуючою ніж корисною. Ясно, що швидке повідомлення про нетермінову інформацію не краще, ніж
взагалі не мати повідомлення. Проте
якщо система електронної пошти повідомляє користувача тільки, тоді, коли повідомлення отримано від окремих
осіб чи дискусійних груп, це може бути корисною інформацією. Так само, якщо фільтруюча система може читати тему
повідомлення і переривати лише якщо
прибула електронна пошта відносно певної теми чи переліку тем, то це буде
корисно для ОПР. Крім того, така
система фільтрації могла б відрізняти між повідомленнями ті, що є відповідями на запити ОПР і ті, які є новими
повідомленнями, щоб надати пріоритети
повідомлення про відповіді на поставлені
користувачем питання. Якщо
система електронної пошти здатна визначити джерело повідомлення електронної пошти, порівнявши його з
визначеним користувачем переліком джерел, і (або) визначити тему повідомлення і порівняти з визначеним користувачем
набором тем, то вона буде «знати», які
повідомлення важливі для ОПР, і відповідно до цього переривати його роботу. Наприклад, можна було б дозволити фільтрацію таким чином. ' • *
Дозволити переривання для повідомлень, в яких зустрічається будь-який із вказаних критеріїв. • Для будь-яких
повідомлень від мого супервізора. * Для будь-якої відповіді на
мій запит відносно бажаного розміщення
підприємства. « Для
будь-якого нового повідомлення від супервізора підприємства. • Для
будь-якого повідомлення відносно можливостей бізнесу в Хорватії. »
Реєструвати будь-які інші повідомлення, але не надсилати автоматичне переривання на них. Наприклад,
деякі ОПР можуть не хотіти, щоб які-небудь повідомлення переривали їх роботу коли отримуються. Цим ОПР
слід дозволити, йдучи назустріч їх
потребам, визначити, як би вони
хотіли, щоб працювало автоматичне повідомлення. Наприклад, один ОПР міг би хотіти отримувати повідомлення лише
на погодинній основі, в той час як
інший може хотіти отримувати повідомлення
після того, як надійшло 10 повідомлень електронної пошти (чи навіть після 10 повідомлень на одну
тематику). Багато комерційне
доступних систем обміну повідомленнями .електронної пошти включають можливості формувати подібні
правила. Заказать написание авторской работы |
|