---

Применение корпоративных информационных систем и проблемы их использования

В рамках автоматизированного рабочего места аналитика весь информационный фонд предприятия функционирует в форме базы данных, базы зна­ний и программных средств. Базы данных представляют собой фактографические данные о хозяйственной деятельности. Ин­теллектуальной оболочкой их полезного прочтения являются базы знаний — методы и методика анализа. Программные средства образуют инструмент автоматизированного исполне­ния аналитических задач для информационного обслуживания хозяйственной деятельности. При этом пользователь имеет возможность легко переходить от од­ного раздела методики к другому и от одной задачи анализа к другой задаче внутри раздела. Этот информационный комплекс иначе называется корпоративной информационной системой – КИС. Эксплуатация комплекса предусматривает достижение сле­дующих целей:

-        снижение трудоемкости и стоимости аналитического про­цесса;

-        сокращение сроков обработки аналитических данных,

-        по­вышение их качества и достоверности;

-        создание условий для перехода к безбумажной технологии обработки аналитических данных;

-        обеспечение директивных сроков представления установ­ленных результатов анализа;

-        повышение гибкости и управление аналитическим про­цессом;

-        совершенствование организации труда аналитических ра­ботников.

В настоящее время большая часть корпоративных информационных систем на Западе строится на основе ERP – систем (Enterprise Resource Planning или планирование ресурсов предприятия). В данные системы входит и модуль управления финансами.

Помимо приведенных выше действий ERP – система позволяет осуществлять электронный обмен данными с другими системами, моделировать некоторые ситуации, связанные с прогнозированием и планированием.

Существует несколько причин того, что руководители компаний приходят к выводу о необходимости внедрения ERP систем.

Первый блок причин, который можно выделить, условно можно назвать «внешнеполитическими». К ним, в первую очередь, относится желание менеджеров компании увеличивать ее капитализацию всеми доступными им средствами. Одно из этих средств - внедрение современной информационной системы, которая, по мнению бизнес-партнеров, может означать прозрачность информационных потоков компании, легкость аудита, а также финансовую устойчивость компании.

Второй блок причин условно назовем «хозяйственным». Это, прежде всего, необходимость получения полной информационной поддержки управленческих решений на всех стадиях процесса управления: прогнозирование, планирование, учет и контроль результатов деятельности. Четкое планирование и контроль внутренней финансово-хозяйственной деятельности является базисом благополучия компании, позволяет направить ресурсы компании в наиболее необходимом направлении (внутренний аспект). Конкурентоспособно только то предприятие, которое может оперативно реагировать на запросы своих клиентов, максимально быстро и качественно удовлетворяя их потребности или даже предвидя их (внешний аспект).

На основании анализа существующих причин руководство предприятия должно прийти к принципиальному «стратегическому» решению о необходимости внедрения информационной системы.

Планирование и конструирование корпоративных информационных систем (КИС) должно выполняться с соблюдением следующих требований:

- модули конструируются сразу с учетом общей стратегии работы корпорации;

- механизмы взаимодействия программных модулей разрабатываются до начала конструирования самих модулей;

- интерфейсы сопряжения программных модулей должны быть точно документированы (обычно в качестве корпоративных стандартов);

- потоки данных необходимо оценить и сопоставить с возможностями имеющихся или планируемых сетей телекоммуникаций;

- набор модулей конструируется в виде блоков, «навешиваемых» на интерфейсы сопряжения. Одни и те же модули могут применяться в различных подразделениях одной организации.

- высокий уровень унификации говорит об однородности организационной структуры, что на практике, к сожалению, реализуется редко;

- рабочие места во всех подразделениях, подлежащих автоматизации, формируются из программных модулей и объединяются в единую бизнес-схему.

- установка аппаратуры и средств телекоммуникаций осуществляется в соответствии со схемами рабочих мест и потоков данных.

Для большой корпорации управление финансами с помощью информационных технологий можно представить в виде пирамиды (Рис.1 Приложение 1).

Сначала разрабатываются методики учета и управления, корпоративные стандарты взаимодействия модулей и сразу после этого – модули автоматизации работы головной компании. На первых этапах работы обобщенные аналитические данные можно вводить в систему вручную, а также получать из старых программ автоматизации, уже работающих на фирме.

На следующих этапах развития корпоративной информационной системы автоматизируются участки, создающие первичные документы. Например, получение, отпуск товаров, планирование финансовых операций, бухгалтерский учет и т.д. эти модули подключаются к корпоративной информационной системе через интерфейсы данных, что уменьшает вероятность возникновения случайных ошибок при вводе данных вручную.

На следующих этапах автоматизируется процесс передачи управляющих данных (планы, бюджеты и т.п.).

Корпоративные информационные системы предназначены не только для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета, но и всех стадий производственного процесса, от стадии планирования производственных заданий и технической подготовки производства до выпуска, складирования и реализации готовой продукции. Однако их применение не всегда является единственно возможным вариантом в связи с рядом проблем, возникающим в процессе их использования.

Прежде всего, нужно остановиться на ограничениях возможностей корпоративных информационных систем.

1. Информационная система обеспечивает поддержку только формализованных процессов. То есть таких, которые описаны, и на практике выполняются в соответствии с утвержденными инструкциями. Однако фактически, даже в организации с хорошо отлаженным управлением, к тому же действующей в стабильных условиях, формализации поддаются не более 80% бизнес-процессов. Остальные 20% настолько изменчивы, что зафиксировать их практически невозможно[1].

2. Довольно редко компании строят свою деятельность на «однородном! бизнесе. Чаще всего их бизнес в той или иной степени диверсифицирован. Автоматизация управления такими «конгломератами» весьма затруднительна, когда ставится задача «свести» в рамках одной системы различные бизнес-процессы, принципы учета и планирования. Для многопрофильных холдингов нереально ставить задачу построения единой интегрированной системы, поскольку корпорации развиваются динамично; одни бизнесы покупаются, другие продаются, а по своей сути, процесс внедрения КИС является достаточно затратным, поскольку эти системы дорогостоящие, да и сам процесс внедрения занимает много времени. Из-за постоянного изменения структуры организации проект создания интегрированной системы для холдинга, однажды начавшись, может никогда не завершиться.