---

Забезпечення бухгалтерського обліку

Потреба системи бухгалтерського обліку в інформаційному забезпеченні висуває  ряд вимог до нього. А саме:

Ефективність інформації – система інформації повинна вимагати мінімум затрат на збирання, обробку, зберігання та використання даних, забезпечуючи усі потреби аналізу та управління

Об’єктивність інформації – інформація повинна відповідати дійсності, бути достовірною, об’єктивно відображати господарські факти, явища і процеси

Єдність інформації – інформація може надходити з різноманітних джерел (нормативних, облікових, позаоблікових), а тому необхідно усунути відокремленість та дублювання різних джерел інформації — кожне економічне явище має реєструватись лише один раз

Аналітичність інформації – інформація має відповідати потребам, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності і з деталізацією, необхідною для всебічного вивчення економічних явищ та процесів, виявлення впливу факторів і визначення резервів господарювання

Оперативність інформації – потрібна інформація повинна надходити до аналітика якомога швидше, що дає можливість оперативно впливати на хід виробничого процесу, результати господарської діяльності.

Обчислювальна техніка є визначальним фактором організації обліку. Застосування комп’ютерної техніки дозволяє прискорити обробку облікової інформації та передачу її за всіма напрямками. Поряд з обліковою інформацією з допомогою комп’ютера можна отримувати оперативно і вчасно всю інформацію для забезпечення системи бухгалтерського обліку, а тому однією з вирішальних складових матеріально-технічного забезпечення бухгалтерського обліку є його комп’ютеризація та програмне забезпечення.

Сучасні розвинені програмні бухгалтерські системи мають забезпечувати такі можливості аналітичного обліку:

1.  Багаторівневий бухгалтерський облік,  тобто розбиття групи аналітичних ознак на підгрупи. Підприємства мають змогу одночасно вести синтетичний та аналітичний облік основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, за видами витрат, постачальниками і покупцями, товарами, підзвітними особами на кількох аналітичних рівнях, а також  формувати розгорнуті звіти по останньому рівню з проміжними підсумками за вищими рівнями та вільні звіти за будь-яким рівнем, звіти по будь-якій групі аналітичних ознак тощо.

2.  Багатовимірний бухгалтерський облік, аналіз рахунка (групи рахунків) за декількома незалежними ознаками, що дає змогу аналізувати рахунок (або групу рахунків) за такими ознаками, як постачальники і товари, підзвітні особи та інструменти тощо.

Багатовимірність аналітики реалізована в програмі “1С:Бухгалтерія”, якою підтримується до п’яти розрізів аналізу. В програмному комплексі “Акцент-бухгалтерія” існує можливість використання таких аналітичних ознак як дата, номер документа, кореспонденти-одержувачі, кореспонденти-відправники, об’єкти обліку, замовлення або їх групи.

3. Уведення крім стандартних, додаткових реквізитів до аналітичних ознак, що означає можливість вказівки.

 

За функціональними можливостями бухгалтерські програми поділяються на такі класи:

1.  Міні—бухгалтерія. До цього класу належать програми, призначені для бухгалтерій з малою чисельністю працівників (від одного до трьох) без явного їх закріплення за конкретними розділами обліку. Програми орієнтовані на малий бізнес і реалізують функції ведення синтетичного і вартісного аналітичного обліку, дають змогу вводити та обробляти бухгалтерські проведення, оформляти невелику кількість первинних документів і формувати звітність. На малих підприємствах основна частина робіт припадає на фінансовий облік і значно менша — на ведення управлінського обліку. Цей клас  представлений програмами: “Фінанси без проблем” (“Хакерс-Дизайн”, Маріуполь), “Міні-бухгалтерія” (фірма “1С”, Москва), “Бухгалтерія малого підприємства” (фірма “Фор”, Москва).

2.  Інтегрована бухгалтерська система. До цього класу належать програми, що об’єднують і підтримують ведення всіх основних функцій і розділів бухгалтерського обліку. Реалізовані в рамках єдиної програми, ці системи орієнтовані в основному на малий і середній бізнес і призначені для бухгалтерій чисельністю від двох до п'яти осіб. Інтегровані системи розраховані в основному на роботу на одному комп’ютері, хоча можливі варіанти їх використання на декількох комп’ютерах, а також у локальній мережі. При цьому на кожному комп’ютері відображається здебільшого вся система. Прикладами інтегрованих бухгалтерських систем є програми фірм “Інотек” та  “Модуль Пі” (Мінськ).

3.  Бухгалтерський конструктор — бухгалтерська система з розширеними інструментальними можливостями. Така програмна система являє собою універсальну заготовку, з якої за допомогою настроювання можна зробити програму для певного застосування (у певній фірмі). Програма включає спеціальну вбудовану процедурну мову (макромову), засоби налаштовування і має гнучку модульну архітектуру. Адаптація програми до конкретних умов обліку може здійснюватись або самим користувачем або дилером розробника.

До цього класу належать:

 

—  система “1С:Бухгалтерія”, яка має вбудовану макромову, інструментальні засоби настроювання;

—  “Акцент—бухгалтерія” (“Імпакт”) включає  вбудовану об’єктно-орієнтовану мову VBScript, спеціальні засоби налаштовування — “майстри”;

—  “Універсал” (ТОВ СофтПро) включає середовище проектування структур планів рахунків, об’єктів обліку, структур режимів, первинних документів, схем проведень по них, методів перегляду, звітної документації.

 

4.  Бухгалтерський комплекс. Являє собою комплекс програм, що реалізують функції як окремих розділів обліку, так і бухгалтерського обліку в цілому. Бухгалтерський комплекс реалізується як комплекс АРМ (автоматизоване робоче місце) відповідних основних розділів або ділянок бухгалтерського обліку і передбачає мережеві засоби обміну даними між окремими АРМ та об’єднання інформації для зведення балансу, одержання синтетичних вихідних форм і формування звітності. Він підтримує аналітичний облік у натурально-вартісному вимірі та аналітичний облік з розгорнутим відображенням залишків, надає можливість одночасної роботи з АРМ декількох користувачів, може включати елементи управління, аналізу, виробничого обліку тощо. Такі програмні засоби призначені для автоматизації роботи бухгалтерії з чисельністю персоналу більше п’яти осіб і з явним розподілом функцій між працівниками. Застосовуються в основному в середньому, а іноді й великому бізнесі або у бюджетній сфері. До класу бухгалтерського комплексу належать програми фірм “Інтелект-Сервіс” (Росія) (БЕМБІ, БЕСТ-4), “Аргос”, “Інфософт” (Москва), “Комтех+” (“Комплексна планово-економічна і бухгалтерська система”).

5.  Бухгалтерія-Офіс — бухгалтерська підсистема у складі системи автоматизації управління підприємством. Компонентами системи є: функціонально повна система бухгалтерського обліку, підсистеми планування, управління, діловодства, елементи аналізу та прийняття рішень тощо. Бухгалтерська підсистема у цій системі не є головною, більшого значення набуває підтримання функцій і задач управління. Підсистема бухгалтерського обліку входить до складу програмних комплексів “Галактика”, “ІТ-підприємство”, “Комплексна планово-економічна і бухгалтерська система” (фірма “Комтех+”, Москва), “Суперменеджер” (Москва) та ін.

6.  Системи на замовлення — системи на базі типового бухгалтерського ядра, що індивідуально доопрацьовуються і впроваджуються. Цьому класу притаманні індивідуальне налаштовування відповідно до вимог клієнта, навчання користувачів, введення в експлуатацію та обов’язкове подальше супроводження. Здебільшого такі системи мають високу вартість. Подібні розробки пропонують фірми “Ост-Ін”, “БІТ” (СПб), “Нікос—Софт”, “Екософт” (Мінськ).

7.  Системи обліку у міжнародних стандартах — системи, що забезпечують підтримання як вітчизняних, так і найбільш поширених західних стандартів обліку та звітності (GААР, ІАS), підтримують декілька мов і валют, найбільш поширені форми внутрішньофірмової звітності тощо. Насамперед таким вимогам мають відповідати системи, призначені для інофірм і спільних підприємств. Останнім часом підтримання міжнародних стандартів реалізовано у більшості бухгалтерських інформаційних систем, зокрема у системах:

 

—  “Універсал” (ТОВ “СофтПро”, Харків) — український стандарт, GAAP, ІАS;

—  “Облік у міжнародних стандартах” (фірма “Інотек”);

—  “1С:Бухгалтерія” — український стандарт, російський, GААР.

8. Консультаційні бухгалтерські системи — системи для зберігання та регулярного оновлення баз нормативних документів і роботи з ними. Представниками таких систем є:

—    інтегрована система, що об’єднує “1C:Підприємство” і комп’ютерну правову систему “Ліга: 3акон” (спільний проект “Лабораторії Форт” і ІАЦ “Ліга”);

—     системи фірми “Консультант Плюс” (Москва): “Консультант Плюс: Податки; Бух облік” (включає федеральні нормативні документи з бухобліку та оподаткування), “Консультант-Фінансист” (містить консультації щодо застосування законодавства з бухгалтерського обліку та оподаткування, банківської, інвестиційної і зовнішньоекономічної діяльності, з валютного регулювання, акціонерних товариств, ринку цінних паперів);

—     система “Консультант-Бухгалтер” (фірма “Консультант Плюс”), яка дає змогу одержати консультацію з видів податків, внесків і платежів за ключовими словами, використовуючи повнотекстовий пошук. Крім того, необхідний матеріал можна знайти, здійснюючи пошук за Планом рахунків. За допомогою Плану рахунків можна описати будь-яку фінансово-господарську ситуацію на підприємстві й одержати відповідну консультацію. Поповнення інформації у системі — одержання нормативних документів і актуальних консультацій — здійснюється за допомогою Загальноросійської мережі розповсюдження правової інформації “Консультант Плюс”. Нормативні акти згідно з прямими договорами з федеральними відомствами одразу після прийняття передаються для внесення до систем “Консультант-Бухгалтер”;

—    система “Парус-консультант” (ТОВ “Парус”) являє собою інформаційно-аналітичну систему із законодавства України, що містить офіційні документи з бухгалтерського обліку та аудиту, роз’яснювальну інформацію, визначення юридичних і фінансово-економічних термінів, посилання на друковані видання. На теперішній час у базі даних ІАС “Парус-консультант” зібрано понад 60 000 нормативних документів України, що регулюють фінансово-господарську та адміністративну діяльність юридичних і фізичних осіб (порядок оподаткування, ведення бухобліку, зовнішньоекономічну діяльність тощо). Система уможливлює актуалізацію документації, контекстний пошук, прямі та зворотні гіпертекстові посилання на документи, створення “закладок” і добірок документів, збереження історії перегляду документів, передання текстів в МS Word. Система пошуку і відбору документів забезпечує пошук за темою, ключовими словами, словами з назви документа, за типом або характеристикою документа, за автором, номером і часовим інтервалом тощо.

 

За способом організації бухгалтерські програми можуть бути поділені на такі групи:

 

1.  Бухгалтерські системи з традиційною (класичною) схемою побудови. Системи складаються з модулів (АРМ), що відповідають ділянкам бухгалтерського обліку: облік основних засобів, складський облік, облік банківських операцій тощо. У кожному АРМ зібрано всі функції відповідної ділянки: в АРМ банківських операцій — оформлення платіжних документів, реєстрація виписок, формування журналів-ордерів, оборотно-сальдових відомостей тощо; в АРМ обліку основних засобів — функції ведення картотеки, розрахунку зносу, формування інвентаризаційних відомостей і т. ін. Здебільшого в усіх таких програмах існує АРМ головного бухгалтера, в якому збираються всі проведення з основних АРМ, формуються документи внутрішньої і зовнішньої звітності. До інформаційних систем цього класу висуваються такі вимоги: повнота представлення функцій в АРМ (виконання всіх функцій ділянки обліку без потреби переходу до іншого АРМ); підтримання взаємозв’язків між АРМ.

До цієї групи програм належать усі програми “Інтелект—Сервіс” (БЕМБІ, БЕСТ, БЕСТ-4), програма АБАКУС.

2.  Системи із зосередженням в АРМ однорідних дій (видова схема). У таких системах в окремому АРМ збираються всі дії з оформлення первинних документів незалежно від того, до якої ділянки обліку вони належать, в іншому АРМ — усі операції з проведення, у третьому — формування всіх звітів тощо. Задачі бухгалтерського персоналу зводяться до регулярного оформлення первинних документів, з одного боку, і розвитку аналітичного обліку — з іншого.

За такої побудові системи значну роль відіграє механізм фільтрації. Наприклад, для одержання інформації по рахунках слід відфільтрувати їх з усього списку первинних документів. Прикладом видової схеми побудови бухгалтерської системи є бухгалтерська програма “Парус”.

3.  Бухгалтерські програми з прив’язкою до журналу господарських операцій (журнальний спосіб). У такій програмі користувач починає роботу з журналом господарських операцій, а решта дій є похідними. Такій підхід зручний для малих підприємств, але зумовлює необхідність частих фільтрацій даних у разі великого обсягу і різноплановості звітної інформації.

За таким принципом побудовані системи “1С”, “Турбо-Бухгалтер”.

4. Системи з гнучким механізмом побудови містять засоби настроювання програми. Так, система “Інтегратор” фірми “Інфософт” (Москва) початково поставляється з класичною схемою організації, але містить засоби створення нових АРМ і навіть дає змогу створювати декілька однотипних АРМ, кожний з яких буде незалежним від решти.