Автоматизація обробки облікової і контрольної інформації на підприємствах охоплює весь комплекс задач по синтетичному і аналітичному обліку, контролю і аудиту.
Передумовою цьому є організація централізованої бази даних і розподілених баз даних на місцях обробки інформації. Для реалізації задач обліку праці і заробітної плати створюється інформаційна база з використанням АРМ бухгалтера трьох категорій.
На АРМ бухгалтера І категорії здійснюється введення первинних даних, розрахунок інформації і видача на екран або друкуючий пристрій машинних документів по структурних підрозділах. Облік інформації виконується по окремих структурних підрозділах. Автоматизація задач з обліку праці і заробітної плати базується на відособлених алгоритмах розрахунку.
Технологічний процес обробки і отримання інформації з обліку праці і заробітної плати на АРМ бухгалтера І категорії складається з наступних етапів:
Підготовка первинної інформації
Розрахунок сум оплати і утримань по відповідним кодам видів оплат і утримань, видача вихідної інформації по структурних підрозділах
- Контроль і корегування результатної інформації;
- Аудит облікової інформації
- АРМ бухгалтера III категорії (керівник)
- АРМ бухгалтера II категорії (бухгалтерія)
- АРМ бухгалтера 1 категорії (цехи, відділи, дільниці і т.д.)
Введення первинних даних здійснюється в діалоговому режимі. Важливе значення при цьому має забезпечення високої достовірності початкових даних. Тому програмне забезпечення відповідних АРМ повинно забезпечувати автоматизовану перевірку даних, що вводяться і видачу повідомлень про виявлені помилки.
На АРМ бухгалтера II категорії (в бухгалтерії) створюється інформаційна база даних по обліку праці і заробітної плати, в якій об'єднуються всі дані, що поступають з АРМ бухгалтера І категорії з структурних підрозділів.
Зведення оплати праці загалом по підприємству здійснюються на АРМ бухгалтера III категорії. Тут же проводиться аналіз коштів на оплату праці, контроль, аудит, моделювання, прогнозування праці і заробітної плати. В умовах децентралізованої автоматизації обліку з використанням АРМ бухгалтера практично всі задачі з обліку праці і заробітної плати можуть бути вирішені як в підрозділі (на АРМ бухгалтера І категорії), так і в бухгалтерії (на АРМ бухгалтера II категорії), тобто жодна з цих задач не відноситься до стандартних. Можливість і доцільність рішення задач в підрозділах (на АРМ бухгалтера І категорії) зумовлена тим, що саме там виникає велика частина початкової інформації і використовується значною мірою результатна інформація. Можливі різні варіанти розподілу задач між бухгалтерією і підрозділами. При виборі конкретного варіанта необхідно враховувати ряд наступних умов рішення задач:
• чисельність працюючих і підрозділів, умови оплати праці;
• спосіб документування первинної інформації, що використовується в обліку праці і заробітної плати;
• склад інших задач, що вирішуються коштами АРМ в підрозділах;
• варіант розподілу задач обліку праці і заробітної плати між бухгалтерією і підрозділами.
