Понятие информационной базы и ее организация

Под ИБ вообще понимают совокупность определенным образом организоваваной, сохраняемой и контролируемой информации, зафиксированной на носителях системы. Эта информация отражает состояние управляемого объекта и внешней среды.

Состав и содержание ИБ определяются, с одной стороны, требованиями системы и самой сутью управления, а с другй - требованиями автоматизованой обработки данных на ЭВМ.

Поэтому при разработке информационной базы следует руководствоваться следующими принципами:

? использование единой методики идентификации объектов и событий;

? применение типовой схемы обмена данными между системой людьми, в частности формирования массивов, внесение в них изменений и вывод данных;

? применение единой схемы хранения данных, необходимых для обеспечения решения задач управления;

? обеспечение единовременности и независимости ввода данных от времени решения и количества решаемых маркетинговых задач;

? обеспечение возможности поэтапного и беспрерывного наращивания емкости информационной базы;

? использование программного аппарата, обеспечивающего эффективную работу с данными;

? обеспечение информационного взаимодействия с другими информационными системами.

Во время разработки ИБ следует учитывать ряд требований, которые выдвигаются со стороны системы управления. Основные из них: полнота, своевременность и регулярность поступления и обработки информации, а также достоверность и точность последней.

Требование полноты информации предусматривает, что размеры ИБ должны быть минимальными, но достаточными для принятия управленческих решений, поскольку избыточная информация не оказывает содействие эффективному ее использованию и затрудняет процесс управления.

Нарушение сроков поступления и обработки информации делает ее ненужной для управления, поэтому, она должна быть достоверной и точно отвечать объективным показателям объекта управления.

Важнейшие требования выдвигаются к информационной базе со стороны машинной обработки информации, а именно: однозначное и формализованное описания объектов и актов маркетинговой деятельности; применение методов, которые оказывают содействие эффективному сбору, регистрации, передаче, обработке, накоплению и хранению информации; изъятие дублирующих потоков информации; унификация, упрощение и устранение излишней документации; обеспечение эффективной формы обмена информацией между человеком и ЭВМ.

Создание информационной базы - это сложный, трудоемкий процесс. Он определяется особенностями, которые характерны для процесса обреработки данных в системе. Требуется обеспечить:

1. Данные, вводимые к ЭВМ, формализованы и однозначно представлены;

2.  ЭВМ правило «понимает» первичные (входные) данные;

3. Между состоянием объекта управления и его отображением на носителях системы  должно существовать соответствие;

4. Информационные массивы должны быть организованы таким образом, чтобы можно было эффективно оперировать ими с учетом ограничений технических возможностей ЭВМ.

Анализ  условий  выявляет, что одни из них (1-е и 2-е) связаны с подготовкой данных и оперованием и ними вне ЭВМ, т.е. с вопросами создания внемашинної информационной базы системы; сдача (3-е и 4-е) связаны с обработкой данных в ЭВМ, т.е. с решением вопросов создания машинной ИБ.

Позамашинна информационная база — это часть ИБ системы, которая представляет собой совокупность сигналов, сообщений и документов, предназначенных для непосредственного восприятия человеком без применение средств вычислительной техники.

В процессе создания внемашинної ИБ компьютерной системы выполняются действия: формализация данных; выбор форм первичных документов и машинных носителей; выбор способов и средств фиксирования в первичных документах и на машинных носителях; разработка форм исходящих документов; определение и разработка логической структуры базы данных; выбор системы управления базой данных (СУБД); организация рационального документооборота и т.п.