---

Унифицированная система первичной документации, понятие, состав и требования

В современных условиях первичные документы остаются основными носителями входных (первичных) данных и средством оформления выполняемых предприятиями маркетинговых операций. Несмотря на современные тенденции к использованию «безбумажной» информационной технологии, документ до сих пор является основным носителем информации. Документооборот все более возрастает, как и количество людей, которые работают с документами.

Поэтому усовершенствование информационного обеспечения компьютерных систем прежде всего связано с усовершенствованием формы первичных документов, с их унификацией на основе стандартизации принципов и основных требований.

Ø Унифицированная система первичной документации рассматривается по своему составу как комплекс взаимосвязанных форм документов, процессов и правил документирования данных и документооборота, которые отвечают единым правилам и требованиям, а по смыслу - как средство реализации информационных процессов для документированного обмена данными, которые имеют нормативно-правовую основу при управлении маркетингом.

Главной особенностью унифицированной системы первичной документации (УСПД) является то, что она содержит информационные, нормативно-правовые и организационно-технические аспекты, а также отображает социально-экономическую природу управления народным хозяйством.

Проектирование первичных документов связано с решением трех основных вопросов: выбором необходимых форм единой унифицированной системы документации, построением уникальных форм документов согласно требованиям государственных стандартов или эксплуатационными характеристиками используемых технических средств, организацией рационального документооборота.

Создание унифицированных форм документов представляет собой комплексную проблему, которая основывается на принципах:

F сокращении количества форм первичных документов с целью построения рационального документооборота и упрощение их обработки на ЭВМ;

F применении единых форм документов на разных уровнях управления: министерство, объединение, предприятие;

F использовании минимального количества данных, которые вводятся для решения функциональных задач, а также исключение из документов расчетных показателей, которые можно получить при машинной обработке, и данных, которые заложены в системе;

F одноразовом вводе данных в ЭВМ и многоразовом их использовании;

F единой терминологии для всей системы первичной документации, которая обеспечивает простоту и удобство при работе пользователя с документами.

Унифицированные формы первичных документов утверждаются или регистрируются Госстандартом. Они разрабатываются и утверждаются Министерством статистики, Министерством финансов, другими министерствами и ведомствами согласно типичным формам. Каждой форме присваивается номер  Общегосударственного классификатора управленческой документации, а реквизиты, которые вносятся в первичный документ, должны кодироваться соответственно общегосударственным или локальным классификатором  технмко-економической информации.

Выбор унифицированных форм первичных документов при создании компьютерных информационных систем основывается прежде всего на определении состава реквизитов, которые нужны для каждой функциональной задачи системы управления с учетом их информационного взаимодействия, а также на выполнении требований, которые относятся в связи с использованием конкретных средств вычислительной техники.

Поэтому при выборе унифицированных форм первичных документов следует учитывать их назначение, место составления, количество экземпляров, общую структуру документа и т.п..

Ø Классификация первичных документов отражает их специфические особенности, которые в определенной степени влияют на методику их проектирования. С этой точки зрения первичные документы классифицируются по несколькими признаками:

- характером воспроизводимых хозяйственных операций - материальные, денежные, расчетные, товарные и т.п.;

- назначением - распорядительные, организационные, справочно-информационные, технические и т.др;

- способом охвата хозяйственных операций - одноразовые, единичные, накопительные, сводные и т.п.;

- характером заполнения – одно- и многострочные, односторонние и двусторонние;

- количеством выдаваемых экземпляров – одно-, двух- и многоэкземплярные;

- построением формы - линейные, анкетные, табличные (табельные), комбинированные;

- типизацией - типичные и индивидуальные;

- местом формирования - внешние и внутренние и т.п..

Документы, которые воссоздают процессы функционирования структурных подразделов объектов управления, отличаются по своиму назначению и делятся на сметные, конструкторско-технологические, плановые, нормативные, учетные, оперативные и т.п.. Такие  группировки дают возможность определить источник возникновения каждого вида документации, маршруты ее движения, организационные основы разработки, средства и методы обработки.

Несмотря на большое количество разнообразных унифицированных форм первичных документов, для конкретных информационных систем обработки данных разрабатываются уникальные (собственные) формы внутренней документации, которые удовлетворяют определенные специфические условия пользователей. Такие формы проектируются согласно требованиям стандартов.

После определения состава реквизитов конкретной формы проектированного документа их размещают на бланке, который разбивается на отдельные зоны с учетом их группировки, логической зависимости и согласование с шаблоном размещения на машинном носителе. Зоны документа могут иметь линейную, анкетную или табличную форму. В линейной форме для каждого реквизита отводятся две клеточки: для его названия и для значения. Анкетная форма предусматривает размещение реквизитов (их названий и значений) в вертикальной последовательности. Основная зона документа, как правило, представляет собой таблицу со столбцами по вертикали и строками по горизонтали. Чаще всего в одном документе используется объединение разных форм построения его зон. Для уменьшения количества документов и сокращения расходов на их заполнение и подготовку машинных носителей целесообразно применять многорядные формы. При этом реквизиты размещаются в определенной последовательности, которая сначала отображается  в эскизной форме документа.

Реквизиты, переносимые на машинный носитель, по возможности размещаются в одной части документа и выделяются утолщенной линией. Из них отбираются справочно-группирующие признаки, постоянные для данного документа, и размещаются в правом верхнем углу бланка, в общей части документа.

В первичные документы часто вводятся специальные столбцы и строки для записи контрольных чисел, предназначенных для контроля заполнения документов, переноса данных на машинные носители и ввода к ЭВМ. В них также предполагаются подписи лиц, которые отвечают за содержание данных, записанных в документе.

По эскизу документа проектируется схема размещения данных на машинном носителе, проводится их согласование и уточнение содержания документа с учетом других форм взаимосвязанных первичных документов, после чего определяется формат бланка уточненной формы проектируемого документа согласно требованиям стандартов.

Если первичный документ формируется с помощью технических средств, обязательно учитываются их особенности. Определенные особенности присущие, в частности, документам, данные из которых передаются факсом, телеграфом (в них вводятся служебные пометки).

Проводятся расчеты размеров бланка документа и выбор стандартного формата. Ширина бланка (у, мм) определяется по формуле:

 

Ш = Пл + Пп + Ш*(с + г) + 0,5*Вт + 2,2*Вс,                                                  (5.1.)

где Пл, Пп - ширина чистого соответственно левого и правого поля бланка;

ш - ширина одного символа;

с - максимальное или наиболее возможное количество символов в строке;

 г - количество столбцов в документе;

Вт и Вп - количество вертикальных линий соответственно тонких и утолщенных.

Аналогично исчисляется длина бланка:

 

Д - Пв + Пн + Поф + вс + 0,5*Гт + 2,2*Гп,                                                        (5.2.)

где Пв, Пн - высота чистого соответственно верхнего и нижнего поля бланка;

 в - высота одной строки документа (с учетом высоты символов);

с - количество строк;

Гт, Гп - количество горизонтальных линий соответственно тонких и утолщенных.

По найденным значениям ширины и длины (Ш и Д) добирают пригодный формат по стандарту с возможным корректированием ширины и длины отдельных столбцов и строк документа. Чаще всего используются такие стандартные форматы, гг: 420x297; 297x210; 210x148. По уточненным эскизам выполняется образец документа для утверждения его формы и передачи в печать.

Организация документооборота в процессе его составления и обработки, должна быть максимально простой и отвечать основным принципам:

F своевременной подготовки документов с широким использованием средств автоматизации сбора, регистрации и передачи информации;

F оптимизации путей их прохождения и рациональной обработки;

F взаимосвязи документов и полноты охвата всех процессов маркетинговой  деятельности конкретного объекта управления.

Для рациональной организации документооборота разрабатываются схемы потоков информации по каждому подразделу и объекту управления в целом, анализируются взаимосвязи между разными потоками с использованием экономико-математических методов. Широко известен метод анализа и оптимизации внутренних документопотоков с помощью транспортной модели линейно программирования. При этом  критерием оптимальности является суммарная кратность передач по маршрутами их движения.