---

Управління поштою {повідомленнями) в СППР

Традиційно фахівці вважали поштову систему, навіть елект­ронну пошту, додатковою функцією СППР. Тобто розробники систем нідіримки прийняття рішень розуміли, то особа, яка приймає рішення, ймовірно має системи доставки електронної пошти, але такі системи ігноруються при проектуванні і розробці СППР, Для використання елекгронної пошти ОПР спочатку по­винні були б припинити роботу з СППР Еіавіїь коли з'явилася технологія «роботи з вікнами» прикладних прої рам, яку дозволи­ла користувачеві леїко переміщуватися н прикладну програму електронної пошти, СППР і електронна пошта Існували як все Іде незалежні такі програми. ОПР но міг легко пересилати док> мен­ти, графіку чи текст прямо з СППР або отримувати такі, щоб ви­користовувати всередині СППР.

У сьогоднішньому електронному середовищі безшовна Інтег­рація СППР з системою електронної пошти означає серйозні об­меження на інформацію та аналізи, доступні ОПР_Г Зростаюче число менеджерів вважають електронну пошту продуктивно розши­рювальним Інструментом. Інтерфейс з системою електроніюї пош­ти дозволяє ОІІР більший доступ до груп обговорення, баз даних Інтсрнет, Інших електронних даних та інструментальних засобів для прийняття рішень. ЦІ ресурси можу] ь розширюваги діапазон доступної інформації і можуть, в деяких випадках, забезпечити доступ до більш нових даних. Використання електронної пошти може допомагати ОПР зв^чзуватися з колегами, щоб обговорши інформацію та дослідження, а також встановити загальноприйнят-ну перспективу рішень. І [е може, у свою чергу, покращити зв'я­зок ОПР з підлеглими і сформувати підтримку для вибору, що с важливими: кроками в процесі прийняття рішень.

Розглянемо мояоїиіюсіі, якими доступ до електронної пошти може забезпечити ОПР, По-перше, елекіронна пошта може дозво­лити ОПР легко надсилати і отримувати інформацію ьід колег. Така гнучкість особливо важлива,, коли ОПР повинні спілкуватися з ко­легами в інших країнах. Інакше, ОПР мають дуже маленький про­міжок часу кожного дпя, щоб уиійіи в коніакт з іноземними коле­гами, і не можуть використати їх експертизу оптимально.

Спілкування серед ОПР зазвичай більш складне піж прості питання І відповіді, що можуть бути реалізовані на простому шаб­лоні пошти. Часто, еони повинні формувати документи і дослі­дження на основі аналізу чи пов'язаник записів. Якщо елекірон-на пошта інтегрована в СППР, вони можуть легко включати до­кументи, електронні таблиці, І навіть графіки, щи збагачує зв'я­зок. Багато із сьогоднішніх комерційних проірам сдскіронної пошти мають можливість включати документи і записи в елект­ронній пошті. Якщо користувач часто включає окремі документи чи типи документів, він може відповідним чином настроювати панель інструментів для реалізації своїх задач.

Використання електронної пошти для щодспного,ав'язку_; який традиційно проводиться у формі зустрічей, телефонних дзвінків чи поштової^} обслуговування, створює е людей звичку використо­вувати цей засіб комунікацій. З причин, які не очевидні, більшість людей мають тенденцію відповідати на електронну пошту більш легко і швидко, ніж вико рис І ову вати якісь інші типи зв'язку. Так сумо, люди Ь задоволенням використовують електронну пошту для передавання повідомлень, які інакше не можуть бути передані, особ­ливо вищестоячнм особам чи особам вищою рангу- Електронна пошіз забезпечує зв'язок між особами, які зазвичай не взаємодіють між собою. Крім цього, багато людей надають своїм повідомленням елекгронної пошти більш персональний характер ніж записам.

Крім прямого використання електронної пошти користувачі СППР можуть використовувати електронні дискусійні групи, щоб отримати інформацію чи розуміння з розширеної групи ко­лег. Відкриті дискусійні групи доступні в Інтернет майже на будь-яку тему, яку тільки можна уявити. Деякі дискусійні групи у СІЛА включають промислові теми, такі як музична промисло­вість, управління готелями та ресторанами, або навіть автомати­зовані системи відкачки. Є також дискусійні групи, цікаві для ОПР тим, що можуть підтримувати специфічні види задач — ад­міністраторів мереж, інженерів чи групи обговорення технічних стандартів. Нарешті, є деякі загальні в галузі прийняття рішень дискусійні групи, такі як загальне управління якістю (ТрМ), ке­рованої охорони здоров'я, і виконавчі групи.

Ці дискусійні групи, здебільшого, відкриті для будь-кого, хто зацікавлений темою. Користувачі переважно надсилають свої пи­тання через електронну пошту. Питання, в свою чергу, надсила­ється всім абонентам дискусійної групи. Коли абоненти знають відповідь, чи посилання, вони можуть відповісти в дискусійну групу чи абоненту, що зробив запит. Користувачі, звичайно, за­лежать від інших користувачів, щоб перевіряти їх електронну пошту регулярно і бути здатними відповісти на запитання. Багато дискусійних груп працюють дуже добре і люди знаходять багато корисної інформації. Лише експериментування з системами може забезпечити точну інформацію відносно того, які дискусійні гру­пи будуть чи не будуть корисними.

ОПР можуть також ініціювати дискусійні групи, складені з службовців їх корпорацій, відділів чи проектних груп, або колег з подібними інтересами та обов'язками з інших корпорацій. Так само дискусійні групи могли б використовуватися для пропози­цій щодо процедурних чи стратегічних змін і (або) для ідентифі­кації проблеми важливості певних клієнтів чи підлеглих. Корис­тувачі в цих закритих дискусійних групах можуть бути більш наближені до інформації та отримувати підтримку, тому що вони саме ті, хто буде читати повідомлення; вони також не повинні хвилюватися відносно відкриття приватної інформації чи страте­гічних планів корпорації. Крім того, закриті дискусійні групи мають спільну мету і відповіді на запитання, можуть допомогти наблизитися до цієї спільної мети.

Деякі пакети електронної пошти, доступні на сьогодні, фактич­но полегшують такі обговорення. Наприклад, поштова система ВаУіпсі включає інформаційне табло для групових повідомлень. При використанні такого засобу ОПР можуть формувати групові

обговорення легко і швидко відповідати на питання чи запити, тільки-но вони з'являються. І що більш важливо, пакети типу ВаУіпсі мають здатність відстежувати нитки повідомлень елект­ронної пошти. Якщо ОПР хоче слідкувати за діалогом зі специ­фічної тематики, він може знайти початкове повідомлення, від­повіді на повідомлення, і навіть відповіді на відповіді повідом­лень легко, навіть якщо було багато інших поштових повідом­лень в цей час. Тому ОПР не відволікається на інші теми та може зосередитися на розглядуваній проблемі.

Ще один спосіб використання електронної пошти здійснюєть­ся шляхом перегляду певного середовища, щоб ідентифікувати проблеми і можливості. Наприклад, дискусійні групи чи групи новин можуть допомогти ОПР виявити нові ідеї. Наприклад, за­питання, поставлені іншими користувачами відносно нових ме­тодів або процедур, можуть дійти до уваги ОПР, які можуть роз­глянути їх як стратегічні можливості чи використати ідеї для розв'язання існуючих проблем. Так само ОПР з міжнаціональних корпорацій, чи ті, хто беруть участь в багатонаціональних пере­говорах, можуть контролювати поточні події в специфічних краї­нах, шукати зміни, які можуть вимагати змін в політиці чи пла­нах. Точно так само і внутрішні дискусійні групи могли вико­ристовуватися для індикації проблем чи ідей.

Дискусійні групи не єдиний шлях, яким ОПР можуть викорис­товувати електронні комунікації. Існує ряд інформаційних служб, на які можна підписатися в Інтернет, що забезпечують, напри­клад, своєчасні промислові новини і технологічно пов'язані. З них ОПР можуть отримати ряд новин, що пов'язані із розгляду­ваним вибором. Цей сервіс також надає фінансову інформацію, курси акцій та інші матеріали, які можуть бути цікаві ОПР.

Не обов'язково підписуватися на всі послуги. Недавні зміни в протоколі Інтернет значно збільшили можливості отримання і пошуку електронних баз даних. Досить просто знайти інформа­цію про погоду, яка може вплинути на плани тестування на від­даленому підприємстві. ОПР можуть шукати всі електронні бази даних за окремими темами з незначними зусиллями. Вони мо­жуть переглядати загальні телефонні книги, офіційні повідом­лення для друку та щоденні звіти з усього світу.

Розглянемо, наприклад, систему іпїо§а§е від ІВМ. Ця система забезпечує інтелектуальну фільтрацію електронної пошти, яка поступає в систему. Після переривання та читання повідомлення, іпіх)8а§е пробує класифікувати його, основуючись на певних пра­вилах. Ці правила можуть відбивати важливість відправника ін формації, самої інформації чи джерела повідомлення. Програма може виконувати такі дії: відбивати повідомлення з оцінюванням пріоритету, зберегти повідомлення в папці, відкидати повідом­лення, переглядати повідомлення і т. ін.

Подібні системи в складі СППР можуть використовуватися для фільтрації новин чи пошти, інформації дискусійних груп. Зо­крема користувач повинен вибрати з списку, що краще описує його потреби. Користувач може доповнити список специфічними ключовими словами, які можуть зустрічатися в новинах. Нареш­ті, користувач може розмістити за пріоритетами теми списку, щоб відбити свої відносні інтереси. Потім, з регулярними інтер­валами система скануватиме сервіси новин і шукатиме інформа­цію, яка відповідає інтересам користувача. Після цього статті бу­дуть організовані в групи з предметними заголовками та розмі­щені за пріоритетами відповідно до інтересів користувача.

Багато бібліотек починають забезпечувати електронні повно- [ текстові версії матеріалів-посилань і друкують матеріали, які мо­жуть бути доступні через \¥\¥^. Нарешті, деякі професійні гру­пи почали забезпечувати інтерактивний доступ до журналів чи резюме статей. В кінцевому рахунку можливості нескінченні для тих, хто знає, як доступитися до системи.

Методи для адресації проекту поштової управлінської системи подібні до таких, які використовуються для управління даними і моделями. Зокрема, якщо ОПР мають доступ до адекватної сис­теми електронної пошти, розробники СППР не повинні перепро­ектовувати систему, а скоріше, забезпечити зв'язки між цією сис­темою електронної пошти і СППР. Якщо, однак, ОПР не мають доступу до адекватної системи електронної пошти, було б доці­льно включити цю можливість в повний проект.

Адекватна система електронної пошти це та, яка має можли­вості, що роблять її корисною для прийняття рішень. Такі систе­ми повинні мати доступ до стандартних можливостей електронної пошти, типу здатності індексувати повідомлення та відобра­жати ці індекси, здатність реєструвати повідомлення, видаляти повідомлення, направляти повідомлення іншим зацікавленим осо­бам, відповідати на повідомлення. Крім того, вони повинні мати легко і автоматично доступну записну книжку осіб та їх електрон­них адрес.

Щоб бути корисною в середовищі СППР, система електронної пошти потребує додаткових можливостей, які полегшують чи хоча б не перешкоджають використовувати системи електронної пошти для підтримки рішень. Одна з таких можливостей — ав­томатичне повідомлення системи користувачеві про доступність електронної пошти, незалежно від того, чи виконується якийсь інший додаток. Якщо автоматичне повідомлення не забезпечу­ється, то користувач вимушений зупинити те, що він робить для того, щоб перевірити електронну пошту. За цих умов ОПР ймовір­но не будуть використовувати електронну пошту, або, по крайній мірі, не будуть використовувати її ефективно. Звичайно, ОПР по­винні бути здатні відключити функцію автоматичного повідом­лення, коли вони не хочуть відриватися від поточних задач.

З цією можливістю пов'язана необхідність забезпечити систе­му фільтрації повідомлень, оскільки автоматичне повідомлення без механізму фільтрації може зробити систему електронної пош­ти більше дратуючою ніж корисною. Ясно, що швидке повідом­лення про нетермінову інформацію не краще, ніж взагалі не мати повідомлення.

Проте якщо система електронної пошти повідомляє користу­вача тільки, тоді, коли повідомлення отримано від окремих осіб чи дискусійних груп, це може бути корисною інформацією. Так само, якщо фільтруюча система може читати тему повідомлення і переривати лише якщо прибула електронна пошта відносно пев­ної теми чи переліку тем, то це буде корисно для ОПР. Крім того, така система фільтрації могла б відрізняти між повідомленнями ті, що є відповідями на запити ОПР і ті, які є новими повідомлен­нями, щоб надати пріоритети повідомлення про відповіді на по­ставлені користувачем питання.

Якщо система електронної пошти здатна визначити джерело повідомлення електронної пошти, порівнявши його з визначеним користувачем переліком джерел, і (або) визначити тему повідом­лення і порівняти з визначеним користувачем набором тем, то вона буде «знати», які повідомлення важливі для ОПР, і відпові­дно до цього переривати його роботу. Наприклад, можна було б дозволити фільтрацію таким чином. ' •

* Дозволити переривання для повідомлень, в яких зустріча­ється будь-який із вказаних критеріїв.

• Для будь-яких повідомлень від мого супервізора.

* Для будь-якої відповіді на мій запит відносно бажаного розміщення підприємства.

« Для будь-якого нового повідомлення від супервізора під­приємства.

• Для будь-якого повідомлення відносно можливостей бізнесу в Хорватії.

» Реєструвати будь-які інші повідомлення, але не надсилати автоматичне переривання на них.

Наприклад, деякі ОПР можуть не хотіти, щоб які-небудь по­відомлення переривали їх роботу коли отримуються. Цим ОПР слід дозволити, йдучи назустріч їх потребам, визначити, як би вони хотіли, щоб працювало автоматичне повідомлення. Напри­клад, один ОПР міг би хотіти отримувати повідомлення лише на погодинній основі, в той час як інший може хотіти отримувати повідомлення після того, як надійшло 10 повідомлень електрон­ної пошти (чи навіть після 10 повідомлень на одну тематику). Ба­гато комерційне доступних систем обміну повідомленнями .елект­ронної пошти включають можливості формувати подібні правила.