---

ОСОБЛИВОСТІ АВТОМАТИЗОВАНОЇ ФОРМИ ОБЛІКУ З ВИКОРИСТАННЯМ СИСТЕМИ “1С: ПІДПРИЄМСТВО”

У сучасних умовах обліковим працівникам справитися з колосальним обсягом завдань, причому в чітко визначені податковими органами терміни (не припустившись при цьому помилки), без використання комп'ютерних технологій, стає все проблематичніше. Саме тому усе більша кількість бухгалтерів або уже використовують, або прагнуть придбати спеціалізовані комп'ютерні системи.

Ринок бухгалтерських програм у нашій країні досить розвинутий. Провідне місце на ринку бухгалтерських програм займає компанія "1С" - їй належить понад 50% ринку. Крім того існують і такі  бухгалтерські програми, як “Парус”, "БЭСТ", "Турбо бухгалтер". Існує також велика кількість інших бухгалтерських програм, що не мають широкого вжитку, а саме: Фоліо, Інфо-Бухгалтер, Інфін-бухгалтерія, Суперменеджер, AUBI, ABACUS і інші.

Проблемами автоматизації бухгалтерського обліку з використанням передових інформаційних систем протягом останнього десятиліття займались такі автори, як За­в­го­ро­д­ній В.П. [4], Го­го­лев А.К. [3], Кон­д­ра­шо­ва С.С. [5], Ба­ла­бай­че­н­ко Є.Є. та Тро­це­н­ко Г.Г. [1], Ро­ма­нов А.Н. [8], Чи­с­тов Д.В. та Ха­ри­то­нов С.А. [9], Ба­ни­на Ю.В. [2], Ол­с­сон Г. [6], Про­ку­ше­ва А.П. [7] та інші науковці. Але переважаюча більшість їх праць стосується автоматизації обліку в промисловості, будівництві, торгівлі, бюджетних установах тощо. В той же час, у зв’язку з реформуванням агропромислового комплексу утворилась велика кількість сільськогосподарських підприємств на приватній основі, більшість з яких прагне до впровадження в облік прогресивних та оптимальних інформаційних систем. 

Тому хотілося б детальніше розглянути систему “1С:Підприємство 7.7”, особливості якої, на нашу думку, дозволяють рекомендувати її для широкого застосування сільськогосподарськими підприємствами різних організаційно-правових форм.

Різноманітні й гнучкі можливості даної системи дозволяють використовувати її як засіб повної автоматизації обліку від уведення первинних документів до формування звітності, для ведення практично будь-яких розділів бухгалтерського обліку.

Функціонування програми “1С:Підприємство 7.7” поділяється на два розділених у часі процеси: настроювання (конфігурування) і, безпосередньо, роботу користувача з ведення обліку чи виконання розрахунків.

На етапі конфігурування проводиться настроювання різних режимів системи відповідно до особливостей галузі (підгалузі) та конкретного підприємства. Так як конфігурування системи процес дуже складний і вимагає спеціальних навичок програмування, бухгалтерами, як правило, даний режим не використовується, а основна їх робота відбувається в режимі користувача який функціонує на основі вже готової конфігурації.

У режимі роботи користувача виконується функціонування системи в предметній області: здійснюється введення документів і операцій, заповнення довідників, формування різних звітів, виконання різних регламентних розрахунків тощо.

У програмі використовуються такі базові поняття, як константи, довідники, перерахування, документи, журнали, звіти й обробки, субконто тощо.

Останні використовуються для організації аналітичного обліку за бухгалтерськими рахунками. Види субконто вводяться в конфігурацію для того, щоб надати можливість призначати бухгалтерським рахункам властивості ведення аналітичного обліку з використанням визначених типів даних. Набір доступних видів субконто визначається на етапі конфігурування. Склад видів субконто, що використовуються  у програмі, визначається, з одного боку, вимогами нормативних документів, що регламентують порядок ведення на рахунках аналітичного обліку (Інструкція із застосування плану рахунків бухгалтерського обліку), а з іншого боку, можливістю одержання бухгалтерських підсумків у розрізі об'єктів аналітики, як для складання звітності, так і для внутрішніх потреб підприємства. Система дозволяє організувати багаторівневі довідники (до 10 рівнів). Їх використання дозволяє   організувати   умовно-постійну інформацію і класифікатори з потрібним ступенем деталізації, а також організувати ведення багаторівневого аналітичного обліку за рахунками. Види субконто, що мають тип “перерахування”, призначені для ведення аналітичного обліку за фіксованим набором значень. Такий вид субконто встановлений для тих рахунків (субрахунків), для яких аналітичний облік ведеться за заданим набором значень. Наприклад, по рахунку 64 “Розрахунки за податками й платежами” аналітичний облік ведеться по субконто “Види платежів до бюджету” типу перерахування “Відповідні податки, збори, платежі”. Значеннями перерахування є окремі складові розрахунків: “платежі: нараховано/сплачено”, “платежі: донараховано/сплачено самостійно” тощо. Для ряду рахунків тип субконто “перерахування” використовується для автоматизованого складання звітності.

Наявність субконто дозволяє більш детально розкрити інформацію, що накопичуються на рахунках бухгалтерського обліку. Наприклад, за допомогою субконто можна вести облік розрахунків з бюджетом в розрізі окремих податків, зборів та платежів. При цьому виведення інформації при одержанні звітів можна організувати таким чином, щоб усередині одного рахунка інформація видавалась за субконто, тобто в розрізі податків. З іншого боку, виведення інформації можна організувати так, щоб інформація збиралася по кожному платежу з усіх рахунків, на яких ведеться аналітичний облік розрахунків за податками. Таким чином, використання субконто дозволяє відслідковувати наявність і стан розрахунків не тільки по рахунку, але і по кожному об'єкту аналітичного обліку.

Слід відмітити, що система “1С:Підприємство” дозволяє вести за відповідними рахунками кількісний та валютний облік (за декількома валютами). Така можливість задається на етапі конфігурування.

Перед обліком будь-яких господарських операцій насамперед формується план рахунків. Система рахунків залежить від облікової політики підприємства. Частина рахунків може бути уведена вже на етапі конфігурування. Такі рахунки, як правило, відіграють важливу роль у роботі інших елементів конфігурації — документів, звітів. Інші рахунки вводяться вже при роботі з інформаційною базою. Таке диференційоване введення рахунків служить захистом від можливих помилкових дій користувача при роботі з програмою, що можуть порушити цілісність обліку. Для рахунків, створених у конфігурації, змінюватися можуть тільки додаткові реквізити рахунка, тобто код рахунка і настроювання обліку залишаються незмінними.

Отже, завдяки даним закладеним у план рахунків будуються правила автоматичної побудови проводок в окремих розділах автоматизації бухгалтерського обліку. У той же час він виступає як конструктор при настроюванні автоматизації бухгалтерського обліку для спеціальних потреб підприємства. Правда, деяка кількість рахунків, введених у процесі конфігурування і не підвладних обробці в плані рахунків, істотно знижують можливості останнього як засобу пристосування під визначені потреби. Для введення ж змін за допомогою “Конфігуратора” необхідно мати спеціальні знання в галузі програмування.

У системі “1C: Підприємство” інформація про господарські операції, що здійснюються на підприємстві, може вводитися за допомогою документів і зберігатися в журналах документів. При настроюванні конфігурації проводиться настроювання документів і створюються необхідні журнали для їхнього зберігання, кількість яких може бути практично необмеженою.

Документи в системі “1С:Підприємство” відіграють основну роль для введення інформації про господарську діяльність підприємства, точно так, як і в ручному бухгалтерському обліку. Але в програмі вони виконують також роль підстави для формування бухгалтерських проводок на основі цієї інформації. Крім того, вони виступають  засобом контролю за правильністю введення, систематизації та збереження інформації.

На ета­пі конфігурування за­да­ють­ся зв'я­з­ки до­ку­ме­н­тів між со­бою і жу­р­на­ла­ми до­ку­ме­н­тів. У зв'я­з­ку з цим, змі­на зв'я­з­ків для спе­ці­а­ль­них потреб підприємства за­со­ба­ми са­мо­го бу­х­га­л­те­ра та­кож ускладне­но.

Однієї з основних функцій бухгалтерського обліку є складання операцій і проводок. Дані про господарські операції підприємства в програмі зберігаються у вигляді операцій. Кожна операція містить одну чи кілька проводок, що цілком відбивають у бухгалтерському обліку господарську операцію. Для перегляду операцій системою “1С:Підприємство” передбачено два види журналів - журнал операцій і журнал проводок. Журнал операцій дозволяє переглянути список операцій. Журнал проводок дозволяє переглянути список проводок, що належать різним операціям у загальній послідовності. Інформація в журналі проводок відображається більш детально. У ньому виводяться і дані самої операції і дані проводок (дебет, кредит, кількість, сума і т.д.). Обидва журнали мають можливості добору операцій (проводок) за різними критеріями. В обох журналах існує практично однаковий набір дій для маніпулювання операціями, виклик режиму введення чи редагування операції, видалення операції тощо. При цьому всі дії в журналах виконуються завжди на рівні цілих операцій.

Найбільш могутнім засобом уведення бухгалтерських операцій є автоматичне їх формування за відповідними документами. При цьому користувач тільки заповнює дані документа, а всі необхідні дії по формуванню проводок система виконує автоматично при їх проведенні.

Програма має спеціальний режим - “Коректні проводки”, який призначений для контролю правильності заповнення операцій з погляду методології ведення бухгалтерського обліку.  Він дозволяє визначити список припустимих проводок на рівні синтетичних рахунків і надалі здійснювати перевірку операцій на відповідність проводок уведеному списку. У конфігурації, при визначенні прав користувачів, окремим їх категоріям може бути заборонено вводити операції без використання контролю проводок. Крім того, коректні проводки можуть також використовуватися при уведенні вручну проводок операцій.

Кількість і склад звітів, що можуть бути отримані при використанні системи, повністю визначається при конфігуруванні. При виклику звіту на екран видається форма настроювання параметрів звіту. У ній потрібно ввести значення параметрів, що визначають склад даних, що включаються у звіт. В усіх звітах указується період, за який будуть видаватися дані. Сукупність параметрів для звіту заданого виду можна зберегти для наступного використання. Однієї з найбільш зручних можливостей системи звітів є можливість деталізації (розшифровки) звітів.

На основі всього вищевказаного, можна зробити висновок про те, що у функціональному аспекті бухгалтерські системи повинні безпомилково робити арифметичні розрахунки, забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку та друк первинних і звітних документів, здійснювати коректне перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу, робити нагромадження підсумків і обчислення відсотків довільного ступеня складності, надавати можливість звертання до даних і звітів минулих періодів (вести архів) тощо.

Отже, основними завданнями автоматизації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві є: спрощення роботи бухгалтера, прискорення обробки інформаційних потоків бухгалтерської документації і створення умов для підвищення оперативності бухгалтерської інформації, зменшення кількості облікових працівників зайнятих обробкою інформації, скорочення обсягу і підвищення доцільність витрат на ведення бухгалтерського обліку, зведення до мінімуму можливість помилок у веденні обліку.

Усе це робиться для полегшення роботи бухгалтера та створення для нього можливостей проводити аналіз і планування діяльності.

Будь-яка програма автоматизації повинна мати такі властивості як функціональність, модифікованість, відкритість та надійність.

В основі функціонування по-справжньому універсальної системи лежить, так званий, інструментальний підхід. Він заснований на тому, що програма забезпечується пакетом інструментальних засобів, що дозволяють здійснювати модифікацію (перенастроювання) системи виходячи з потреб окремого підприємства. Найчастіше вони мають форму конфігуратора настроювання параметрів комп'ютерного бухгалтерського обліку.

І тому, досить суттєвим недоліком системи “1С: Підприємство” є те, що для введення змін за допомогою конфігуратора необхідно мати спеціальні знання в галузі програмування. А це для більшості бухгалтерів на сьогоднішній день є “ахіллесовою п’ятою”. Тому, цей аспект істотно знижує як продуктивність системи так і можливості її повноцінного використання.

Але, в будь-якому випадку, навіть незважаючи на деякі складності в настроюванні цієї програми, вона себе виправдує завдяки наступним перевагам: значне зниження кількості математичних помилок у бухгалтерському обліку; автоматизація складання трудомістких форм звітності; автоматизація контролю за правильністю і санкціонованістю виписки документів; автоматизація ведення усіх форм журналів і книг; автоматизація оформлення операцій і проводок за даними господарської діяльності і первинних документів; значна економія витрат часу на здійснення бухгалтерського обліку.

На нашу думку, основним напрямком вдосконалення програми є спрощення процесу її конфігурації під спеціальні особливості підприємств, що, в свою чергу, суттєво підвищить  ефективність її застосування зокрема підприємствами АПК.

Запропоновані уточнення адаптовані на ПП ім. О.П. Довженка міста Сосниця Чернігівської області і можуть бути використані іншими сільськогосподарськими товаровиробниками України.

 

Лі­те­ра­ту­ра

1.       Ба­ла­бай­че­н­ко Е.­Е., Тро­це­н­ко Г.Г. Ком­пь­ю­тер для бу­х­га­л­те­ра. М.: Фе­никс, 1999. - 191 с.

2.       Ба­ни­на Ю.В. С за­бо­той о бу­х­га­л­те­ре. // Бу­х­га­л­тер и ком­пь­ю­тер, 2000. - №2. - ст. 30-32.

3.       Го­го­лев А.К. Бу­х­га­л­те­р­с­кий учет на ком­пь­ю­те­ре: Прак­ти­че­с­кое по­со­бие по ор­га­ни­за­ции уче­та с ис­по­ль­зо­ва­ни­ем ком­пь­ю­те­ра. М.: Ин­ф­ра-М, 1997. – 208 с.

4.       За­в­го­ро­д­ній В.П. Ор­га­ні­за­ція об­лі­ку, ана­лі­зу й ау­ди­ту в умо­вах ви­ко­ри­с­тан­ня пе­р­со­на­ль­них ЕОМ // Бу­х­га­л­тер­сь­кий об­лік і ау­дит. - 1994. - №1. – ст. 6 - 10.

5.       Кон­д­ра­шо­ва С.С. Ін­фо­р­ма­цій­ні тех­но­ло­гії в управ­лін­ні: На­вч. по­сі­б­ник. – К.: МА­УП, 1998. – 136 с. - Рос.

6.       Ол­с­сон Г. Ци­ф­ро­вые си­с­те­мы ав­то­ма­ти­за­ции  и управ­ле­ни­я. – СПб.: Не­вс­кий Ди­а­лект, 2001. – 557 с.: ил.

7.       Про­ку­ше­ва А.П. Ин­фо­р­ма­ци­он­ные тех­но­ло­гии в ко­м­ме­р­че­с­кой де­я­те­ль­но­с­ти. – М: Из­да­те­ль­с­ко–­кни­го­то­р­го­вый центр «Ма­р­ке­тинг», 2001. – 191 с.

8.       Ро­ма­нов А.Н. Ав­то­ма­ти­за­ция ау­ди­та.М.: Ау­дит, ЮНИ­ТИ, 1999. - 336 с.

9.       Чи­с­тов Д.В., Ха­ри­то­нов С.А. Во­з­мо­ж­на ли ги­б­кая ав­то­ма­ти­за­ция бу­х­га­л­те­р­с­ко­го уче­та на кру­п­ных пред­при­я­ти­ях? // Бу­х­га­л­тер и ком­пь­ю­тер, №2, 2000. - ст. 3-7.