Особенности управления разработкой организационного проекта подсистемы обеспечения регламентирующей документацией системы управления организации

Работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления. Это обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Регламентирующая документация – это нормативные и методические документы, материалы, регламентирующие деятельность той или иной подсистемы, организации в целом (например, устав организации, нормы управляемости, квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и т.п.).

Регламентация как предмет постоянно и качественно меняется. Разработанные элементы системы управления фиксируются в регламентирующей документации для обеспечения необходимого уровня формализации. Полученные документы используются сотрудниками в рабочих процессах.

Выделяют несколько видов регламентирующей документации (рисунок 2):

- регламенты бизнес-процессов;

- положения о подразделениях;

- должностные инструкции.

Дополнительно к перечисленным видам документации можно добавить методики, формализующие алгоритмы  и правила выполнения отдельных работ. Они используются в тех случаях, когда заранее известно, что при выполнении определенного вида работы должны использоваться только одни и те же правила. Методики позволяют сделать наиболее критичные и важные работы человеконезависимыми, т.е. при смене сотрудника работа будет выполняться одинаково. Эффективность работы с управленческими документами находится в прямой зависимости от рациональной системы документационного обеспечения управления.