Быстрый переход к готовым работам
|
Классификация секретарей
В настоящее время в любой организации или на предприятии есть
несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – человек (чаще всего – девушка),
работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать
и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка.
Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность
информатора. Только в этом случае человек сообщает клиентам какую-то конкретную
информацию. Если человек владеет иностранным
языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией
офиса. Самая же высокая должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора
или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает
на корреспонденцию как на русском, так и на английском языках, сопровождает
директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,
организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только
исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в
любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей. Профессия секретаря
требует от человека, избравшего ее, высокой
подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств,
обусловленных спецификой секретарского
труда. На первый взгляд, человеку
несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и
никаких особых знаний
не требуется. Однако это далеко не
так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается
в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих,
вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению,
оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации
приема посетителей, подготовке заседаний
и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе
секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу
в стиле руководителя. [25, с. 42-44] Условно обязанности
секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному
обслуживанию руководителя. К операциям
по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических
функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний,
организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка
командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление,
оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения,
подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование,
расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к
документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по
бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то,
что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления
отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей
крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении
сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с
документами (делопроизводитель).
Секретарь выполняет в большей степени функции
бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и
т.д. Существуют два пути продвижения по
служебной лестнице. Первый, более длинный, связан с постепенным приобретением
опыта и стажа работы. В этом случае человек начинает работу с низших
секретарских должностных ступеней, приобретая опыт и знания, дополнительно
повышая квалификацию. Второй путь – приобретение специального (высшего)
базового образования, знаний в таких областях, как современные информационные
технологии, иностранные языки, деловая
этика, основы управления и т.д. Это даст возможность занять сразу достаточно высокую
должность или, по крайней мере, побыстрее пройти более низкие. Увы, но в нашей стране не разработан
нормативный документ, позволяющий регламентировать секретарские должности «по
ранжиру» от низшей к высшей. Такой документ, очевидно, равно необходим и самим
секретарям, и руководителям. В наше время в органах местного
самоуправления в штатном расписании предусмотрена должность секретаря-руководителя,
в круг функциональных обязанностей которого входит оформление входящей и
исходящей документации, прием посетителей, телефонные переговоры, оформление и
выдача справок. Секретарь является служащим и
принимает Присягу служащего органов местного самоуправления. В структуре комитетов и Управлений
областного и республиканского значения предусмотрено создание общего отдела
(канцелярии), на который возлагаются обязанности отправки и получения,
обработки и проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля
за исполнением документов и т. д. В штате общего отдела (канцелярии):
делопроизводители, главный и ведущий специалисты I категории. Должностной инструкцией
на одного из специалистов может возлагаться ведение непосредственно
секретарской деятельности, т. е. обеспечение приема посетителей, контроль за
телефонными звонками, поступающими руководителю и т. п. |
|