Методика внедрения и определения эффективности автоматизации бухгалтерского учета

Методика внедрения и определения эффективности автоматизации бухгалтерского учета Схемы внедрения проектов выполняется студентами по тематике, связанной с автоматизацией бухгалтерского учета. Внедрение проекта на любом предприятии может быть осуществлено по различным схемам. По первой схеме на протяжении определенного периода одни и те же учетные работы выполняются одновременно вручную и автоматизированным способом. Когда бухгалтеры освоятся с ведением учета на персональном компьютере, ручное ведение учета отменяется. Этот вариант распространен достаточно широко, хотя и ведет к перегрузке учетных работников, так как одну и ту же работу приходится выполнять дважды (значительная трудоемкость). Вторая схема предполагает внедрение проекта автоматизации последовательно по отдельным объектам (цехам, отделам, складам) без выполнения этих работ вручную. Здесь учитывается опыт, накопленный на предыдущих участках, и совершенствуются положение проекта. Такая схема затягивает этап внедрения и применяется обычно при приобретении персональных ЭВМ. При третьей схеме предусматривается автоматизация одновременно по всем объектам без выполнения этих работ вручную (полное внедрение). Здесь требуется тщательно продуманные подготовительные мероприятия и высокий уровень подготовки бухгалтеров, работающих на компьютера. Обычно такое внедрение проекта применяется в тех бухгалтериях, где имеются компьютеры и ведутся работы по их эксплуатации. Из рассмотренных схем она наиболее эффективна, поскольку сокращаются сроки внедрения при минимальных затратах. Внедрение проекта обычно начинают с первого числа месяца, причем предварительно разрабатывают и доводят до сведения пользователей соответствующие классификаторы. Если шифры являются постоянными для данного вида документов, то целесообразно отпечатать в них типографским способом вид оплат, коды складов и т.п. Если внесены изменения в формы первичных документов, то они также должны быть заново отпечатаны и переданы пользователям. Одновременно проводится инструктаж о порядке заполнения документов и сроках сдачи их в бухгалтерию. Пользователей также знакомят с содержанием разрабатываемых на компьютере группировочных ведомостей и отчетных сводок. Если сводки предназначены для подразделений предприятия, то проводится инструктаж исполнителей о порядке использования этих регистров. Отчетные сводки должны быть тщательно выверены, так как ошибки, допущенные в этот период, наносят большой вред, вызывая недоверие работников к автоматизации в целом. В период внедрения необходимо следить за тем, чтобы строго соблюдались сроки сдачи первичных документов на обработку в бухгалтерию, осуществлялся контроль принятых документов в части их оформления и выполнялись предусмотренные проектом инструкции. После окончания отчетного периода необходимо подвести итоги внедрения, проанализировать выявленные ошибки и недостатки и принять меры к их устранению (уточняют сроки сдачи первичных документов и составления отчетных сводок, изменение отдельных положений инструкционных карт, шифров, программ настройки и т.п.). После этого следует внести изменения в проект. О сдаче-приемке проекта составляют акт. С этого момента проект является руководящим документом, по которому организуется работа на данном участке учета. Срок внедрения проекта составляет полтора-два месяца, считая с момента внедрения классификаторов и до окончания отчетного периода.